FAQ - Guida generale alla fatturazione elettronica

Fattura con data 31/12/2018, emessa nel 2019: deve essere elettronica?
Una fattura datata 2018 può essere ancora emessa in formato cartaceo. Tuttavia, una fattura del 31/12/2018, se predisposta e trasmessa in forma analogica nel 2019, in particolare con sistemi da cui si determina la data certa di trasmissione (come ad esempio la PEC), deve essere emessa in formato elettronico XML. Se il vostro cliente riceve la fattura analogica nel 2019 potrebbe rifiutarla e pretenderla in formato elettronico. Per evitare questo problema, quindi, è opportuno emettere tutte le fatture analogiche di dicembre 2018 assolutamente entro il 31/12 assicurandosi che il cliente le riceva entro la stessa data (ad esempio tramite PEC, o mail con ricevuta di ritorno, ecc.). Diversamente, nel dubbio, vi suggeriamo di organizzarvi per fatturare con sufficiente anticipo rispetto a fine anno.
E' obbligatorio registrare il Codice Destinatario nel sito dell'Agenzia delle Entrate?
Non è obbligatorio, ma consigliabile.Abbinando il Codice Destinatario alla Partita IVA nel sito Agenzia delle Entrate, lo SDI invierebbe automaticamente tutte le fatture elettroniche a quell'indirizzo registrato a sistema. In questo modo non sarebbe più necessario comunicare dati come l'indirizzo PEC o il Codice Destinatario ai fornitori. La fattura elettronica risulterebbe correttamente emessa e ricevuta nella piattaforma SDI di riferimento o mediante integrazione con il software gestionale.
Perché è utile abbinare il Codice Destinatario alla Partita IVA?
E' utile e consigliabile, perchè permette all'utente di ricevere le fatture nella piattaforma SDI senza dover comunicare a ciascun fornitore il Codice Destinatario e l'indirizzo PEC. Questo avviene solo quando il cessionario/committente abbia registrato preventivamente nella sua area riservata Fatture&Corrispettivi un indirizzo telematico sul quale ricevere le fatture elettroniche.
Notifica di Scarto (NS): devo emettere una nuova fattura?
Con NS (Notifica di Scarto) il Sistema di Interscambio ci comunica che il file trasmesso non ha superato il controllo di validità sintattico; la fattura non può quindi considerarsi emessa, perché non conforme allo schema prestabilito. Gli errori commessi, segnalati con codici specifici all'interno del portale, possono essere corretti re-inviando il file allo SDI, mantenendo inalterato il numero e la data documento, a patto che non si abbia provveduto alla registrazione in contabilità della fattura. Nel caso in cui, invece, la fattura sia già stata contabilizzata dal fornitore sarà necessario emettere preventivamente una nota di credito interna effettuando le annotazioni rettificative sui propri registri. Sarà quindi possibile emettere una nuova fattura correttiva, recante nuovo numero, eventuale nuova data ma con identica rappresentazione commerciale.
Notifica di Mancata Consegna (MC). La mia fattura è stata emessa?
La notifica di Mancata Consegna è un messaggio che lo SDI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare la Fattura Elettronica al destinatario. La suddetta ricevuta viene inviata nel caso in cui, pur essendo individuato un canale di recapito, lo stesso non è possibile per cause tecniche (ad esempio casella PEC piena o canale non attivo). Il soggetto trasmittente dovrà comunicare al cliente la disponibilità del documento nel sito dell'Agenzia delle Entrate, sezione Fatture e Corrispettivi. Al messaggio si allega una copia analogica o informatica della fattura.
Come registrare il proprio Codice Destinatario nel cassetto fiscale?
Inserire le credenziali per accedere a Fatture e Corrispettivi, raggiungibile al link https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/; cliccare sulla voce "registrazione dell’indirizzo telematico", dove si riceveranno tutte le fatture elettroniche. A questo punto andrà selezionata la preferenza “Codice Destinatario” e riportato il codice che vi sarà già stato fornito. Quindi procedere al salvataggio.
CICLO PASSIVO: come gestire il versamento dell'IVA?
La detrazione dell’IVA decorre dalla data di effettuazione dell’operazione e non dalla data di ricevimento della fattura. Secondo una bozza DL fiscale 11/10/2018, una fattura emessa dal fornitore in un mese e transitata nel Sistema di Interscambio nel mese successivo ma entro la data liquidazione del mese di emissione, può essere registrata dal cliente in contabilità passiva nello stesso mese di emissione, anche se il Sistema di Interscambio certifica il passaggio e la consegna al cliente nel mese successivo. E’ possibile detrarre l’IVA esposta in fattura nel mese di “competenza”, purché la fattura sia ricevuta e contabilizzata entro il 15 del mese successivo. Ovviamente la fattura non può essere registrata con data precedente a quella di recezione (che risulta a sistema): operativamente, quindi, il software deve consentire di imputare l’IVA per competenza. Ad esempio, la fattura di acquisto datata 29/01/2019, ricevuta il giorno 3/02/2019, andrà registrata con data 15/02/2019 e detratta nel mese di gennaio 2019. ECCEZIONE: l’IVA esposta nelle fatture ricevute a gennaio, per operazioni relative all’anno precedente, dovrà essere detratta nella liquidazione IVA di gennaio.
FATTURA DI VENDITA IMMEDIATA : Entro quanto tempo inviarla allo SDI?
Posto che, in caso di fattura elettronica, la data fattura corrisponde alla data di trasmissione allo SDI, sono stati previsti nuovi termini di emissione delle fatture. In particolare, le fatture immediate di vendita devono essere emesse (e trasmesse allo SDI) entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione, indicando la data di effettuazione della cessione/prestazione se diversa dalla data fattura.
E' obbligatorio emettere fatture elettroniche anche verso clienti esteri?
La fatturazione elettronica verso i clienti esteri non è obbligatoria; tuttavia, a partire dal 2019 è necessario comunicare all'Agenzia delle Entrate tutte le operazioni trasfontaliere che riguardano la cessione di beni o la prestazione di servizi verso soggetti che non risiedono sul suolo italiano. Si tratta di un adempimento da effettuare obbligatoriamente attraverso una comunicazione in formato XML, che prende il nome di Esterometro. In alternativa all’esterometro, è possibile gestire le fatture da e verso l’estero esattamente come le altre fatture, inserendo nel campo del codice destinatario del cliente/fornitore il valore XXXXXXX (sette volte X), ed inviarle quindi allo SDI.
Posso emettere una fattura in un formato diverso dall'XML?
Se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni (di cui all'art. 6 del Dlgs n. 471/1997) a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazione dell'Iva a carico del cliente.
FATTURE UE ed EXTRA UE : Come gestire la numerazione?
Le fatture emesse e/o ricevute per operazioni UE – EXTRA UE non sono soggette all’obbligo del formato elettronico, continuano a essere fatture “analogiche”. Essendo fatture cartacee, è opportuno istituire un sezionale, con apposita numerazione, per le fatture emesse (distinto da quello delle fatture emesse elettroniche) e un sezionale per la registrazione delle fatture di acquisto (distinto da quello delle fatture di acquisto elettroniche).
FATTURE di vendita UE ed EXTRA UE: come inviarle al cliente?
Per le Fatture Emesse UE – EXTRA, è possibile scegliere tra due modalità organizzative: 1. Emissione fattura in formato cartaceo, con numerazione distinta dalle altre fatture emesse elettroniche; annotazione in apposito sezionale; entro mese successivo all’emissione, invio telematico all'Esterometro; 2. Emissione fattura in formato elettronico (Codice Destinatario: XXXXXXX) e invio allo SDI, invio al cliente copia cartacea/pdf; numerazione consecutiva alle altre fatture emesse e annotazione in stesso registro. In questo caso non si dovrà compilare l'Esterometro attivo.
Reverse Charge: le autofatture devono essere inviate allo SDI?
La trasmissione dell’autofattura allo SDI non è obbligatorio, salvo per le aziende che utilizzano i registri iva precompilati. E’ quindi possibile continuare a gestire le registrazioni tramite il giroconto automatico. Se si desidera inviare allo SDI la fattura anche se non si rientra nell’obbligo, occorre emettere manualmente l’autofattura, e poi registrare un giroconto manuale per bilanciare la scheda cliente e fornitore. Rimandiamo in ogni caso al parere del vostro consulente.
CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA: quali sono le tempistiche?
La conservazione deve avvenire entro 3 mesi dalla presentazione della Dichiarazione dei redditi dell’anno di emissione o ricezione; per le fatture elettroniche emesse nel 2018, la dichiarazione verrà presentata il 31/10/2019, la conservazione a norma sarà entro il 31/01/2020.
Quali categorie sono esonerate dalla fatturazione elettronica?
Sono esonerati dall'emissione della fattura elettronica solo gli operatori (imprese e lavoratori autonomi) che rientrano nel cosiddetto "regime di vantaggio" (di cui all'art. 27, commi 1 e 2, de decreto-legge 6 luglio 2011, n.98, convertito, con modificazioni, dalla legge 15 luglio 2011, n. 111) e quelli che rientrano nel cosiddetto "regime forfettario" (di cui all'art. 1, commi da 54 a 89, della legge 23 dicembre 2014, n.190). A tali categorie di operatori si possono aggiungere i "piccoli produttori agricoli" (di cui all'art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972), i quali erano esonerati per legge dall'emissione di fatture anche prima dell'introduzione dell'obbligo di fatturazione elettronica. NOTA BENE: Gli operatori in regime di vantaggio o forfettario possono comunque emettere fatture elettroniche seguendo le disposizioni del provvedimento del 30 aprile 2018.
Imposta di bollo: cosa cambia?
Seguendo le direttive del decreto MEF 28.12.2018 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 5 del 7.1.2019, il pagamento dell'imposta di bollo relativa alle fatture elettroniche emesse in ciascun trimestre solare, deve essere eseguito entro il giorno 20 del mese successivo. L'importo da pagare sarà reso noto dall'Agenzia delle Entrate, che effettuerà il calcolo dell'ammontare sulla base delle fatture elettroniche inviate. E' possibile individuare l'informazione all'interno della propria area riservata del sito web. Il pagamento può essere effettuato tramite il servizio presente nella predetta area riservata, con addebito su conto corrente bancario o postale, oppure utilizzando il modello F24 predisposto dall'Agenzia delle Entrate.
Entro quanto tempo lo SDI comunicherà l'esito della fattura inviata?
I tempi in cui lo SDI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo allo SDI in quel momento.
Quali controlli esegue lo SDI sulla fattura elettronica?
Lo SDI svolge il compito di: - verificare che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge, ovvero gli estremi identficativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l'imponibile, l'aliquota e l'IVA; - verificare che i valori della partita IVA del fornitore e quella del cliente siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria; - verificare che sia inserito in fattura l'indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo "Codice Destinatario"; - verificare che ci sia coerenza tra i valori dell'imponibile, dell'aliquota e dell'IVA. NOTA BENE: nel caso in cui il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, lo SDI esegue controlli sulla validità del certificato di firma (dato generalmente non obbligatorio).
FATTURA DI VENDITA DIFFERITA: Entro quanto tempo inviarla allo SDI?
Posto che, in caso di fattura elettronica, la data fattura corrisponde alla data di trasmissione allo SDI, sono stati previsti nuovi termini di emissione delle fatture. In particolare, le fatture differite devono essere emesse entro il 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione documentata da DDT (cessione beni) o da altra documentazione idonea (prestazione servizi). L’IVA esposta nelle fatture diventa esigibile ( e quindi deve essere versata) nel mese in cui è avvenuta l’operazione; una fattura emessa (trasmessa) con data 10/02/2019, relativa ad operazioni avvenute a gennaio 2019, verrà contabilizzata con data 10/02/2019, ma dovrà confluire nella liquidazione IVA di gennaio. E’ importante impostare i processi di fatturazione attiva, da subito, considerando che il sistema ha tempo 5 giorni per scartare il documento; si ricorrerà al maggior tempo concesso nella prima fase, per la “correzione” di errori residuali e non sistematici.
Fattura depositata nel cassetto fiscale, ma non al portale: Perché?
Può capitare che i fornitori non richiedano il codice destinatario o pur avendo avuto comunicazione del codice destinatario, inviino le fatture ancora con la pec. I documenti in questo caso non arrivano sulla piattaforma dell'intermediario, questo rende necessario provvedere in un secondo momento alla conservazione sostitutiva. Per ovviare a questo problema è sufficiente che l'azienda abbini il Codice Destinatario alla propria Partita IVA nell'apposita sezione dell'Agenzia delle Entrate. In questo modo, anche se il fornitore non lo utilizza, lo SDI identificherà il Codice Destinatario come canale preferenziale per ricevere le fatture passive. ATTENZIONE: nel caso in cui l'azienda non inserisse l'informazione sul sito dell'Agenzia delle Entrate e il fornitore continuasse ad inviare le fatture solo alla pec , il termine per regolare la conservazione è il 31.12.2019.
E' obbligatorio inviare al cliente una copia PDF della fattura?
La versione cartacea o PDF della fattura elettronica, chiamata anche "copia di cortesia", è un documento che non assume alcun valore ai fini fiscali. Inviarla al cliente è quindi di un'operazione facoltativa, che un'azienda può o meno effettuare su richiesta esplicita o come prassi interna. Qualora si decida di inviare il documento, si consiglia di aggiungere al suo interno la dicitura "copia di cortesia", conformemente a quanto stabilito col proprio commercialista. Nel caso di copia PDF di un documento d'acquisto, prima di procedere con la contabilizzazione assicurarsi di aver ricevuto la fattura elettronica in formato XML all'interno del proprio portale o nel cassetto fiscale.
 

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TIPO DI ERRORE
DESCRIZIONE
CORREZIONE
CARATTERI RIFIUTATI
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Modificare il simbolo € qualora sia presente nelle righe descrittive dei beni/servizi. Inserire per esteso la dicitura "euro".
ERRORE FIRMA
Codice 00102 File non integro (firma non valida): Firma non integra. Verificare che il file sia firmato correttamente o che non sia stato modificato dopo l'apposizione della firma
Verifica dell'integrità della fattura, e se il documento ricevuto corrisponda al documento sul quale è stata apposta la firma. Si consiglia di provare a reinviare la fattura in quanto tale errore può essere dovuto ad un malfunzionamento del portale o del Sistema di Interscambio.