Impara come gestire le email a partire da… ieri!

Per far fronte alla quantità sempre più consistente di email che arrivano ogni giorno nella nostra casella di posta che io sappia non esiste ancora nulla di magico e rivoluzionario.

Tuttavia, il metodo che Tony Hsieh, l’amministratore delegato di Zappos negozio online di scarpe, ha testato su di sé, potrebbe salvare una buona fetta di lavoratori sommersi dalle email.

La tecnica prende il nome di Yesterbox e parte dall’idea per cui dovremmo smettere di concentrarci sulle email ricevute oggi, a meno che non siano urgenti, per cercare di eliminare tutte quelle arrivate ieri.
Una gestione delle email tanto banale all’apparenza quanto efficace quando è a regime.

Ecco le 4 regole per la gestione delle email secondo Yesterbox:

Oggi smaltisci le email di ieri

Cercare di processare tutta la posta elettronica in arrivo per alcuni è una battaglia persa.
Dall’esterno ti arrivano continuamente messaggi e generalmente per ogni email che esce dalla tua casella di posta ne ricevi un’altra di risposta, ed eccoti punto a capo.

Per le mail di ieri non è così. Ieri è già passato, la linea di confine è stata tirata e non c’è modo che alle mail di ieri qualcosa si aggiunga. Quindi, inizia la tua nuova giornata di lavoro con un appuntamento fisso di 2 o 3 ore con la tua posta di ieri.

A regime saprai che nelle prime ore di lavoro la tua agenda sarà in modalità occupato.

“Alla fine si prova la straordinaria sensazione di aver completato qualcosa” scrive T. Hsieh

Monitora le urgenze di oggi

Ogni 10 email di ieri processate, il premio che ti spetta è quello di verificare se c’è in posta in arrivo qualche email urgente (che è l’unico strappo alla regola concesso).

Una volta gestite le urgenze, riprendi il tuo lavoro e ricorda: se è davvero urgente squillerà il telefono!

Calendarizza la risposta alle email

Se la risposta ad una email prevede un lavoro di più di 10 minuti, segna sul tuo calendario (se usi Outlook basterà copiare la mail come fosse un appuntamento) il giorno e l’ora nel quale rispondere a quel preciso messaggio.

Dedicherai il tempo necessario alla risposta della mail senza invadere altre attività.

Per smaltire il pregresso, riserva un tempo finito ogni giorno

Il giorno in cui deciderai di iniziare a utilizzare questo metodo sarà il tuo GIORNO ZERO.
Sposta tutte le email precedenti a quelle di ieri in una cartella “arretrati” e dedica mezz’ora al giorno fino ad esaurimento.

Ti rendi conto quali conseguenze può generare la messa a regime del metodo Yesterbox?


  • 1) Conclusa la parte della giornata in cui scodi le email del giorno prima, ti puoi meravigliosamente dedicare al tuo core business.
  • 2) Aumentano produttività e concentrazione.
  • 3) (Paradossale, ma vero) Diminuiscono i tempi di risposta alle email.

    A voler a tutti i costi gestire le email del giorno si rischia di non riuscire a chiudere nessun cerchio e di trascinare situazioni per giorni. Con Yesterbox il massimo del ritardo è di 24/48 ore!
  • 4) La mente è più libera e le idee creative ricominciano ad esprimersi.

Hai voglia di sperimentare questo metodo?

Ti dico fin da subito che la prima settimana di implementazione sarà la più dura.

Innescare il cambiamento di un’abitudine consolidata non è mai semplice. Richiede convinzione, costanza e tanta forza di volontà.

Il Professional Organizer può supportarti in questa fase di passaggio.